Компании, внедряющие Базу знаний, чаще всего рассматривают решение как инструмент для создания единого информационного пространства сотрудников и виртуальных помощников. Однако функционал платформы позволяет расширить применение на внешние аудитории: клиентов, партнёров и другие группы контрагентов, которым нужен оперативный доступ к точным и актуальным данным.
Когда нужны информационные порталы для внешних аудиторий и как ими управлять
Вот несколько примеров, когда бизнесу требуется решение для обмена информацией с внешней аудиторией.
- Для взаимодействия с поставщиками: централизованный хаб с актуальными правилами поставок, контактами, регламентами, инструкциями по бизнес-процессам и документообороту, а также всеми необходимыми материалами;
- Для клиентов: онлайн-база знаний с руководствами, подробными инструкциями и продуктовыми гайдами;
- Для франчайзинговых сетей и крупных ритейлеров с их тысячами магазинов или точек выдачи товаров: защищенный портал с актуальными обновлениями, инструкциями, FAQ, рабочими шаблонами и доступом к последним версиям документов.
Данных, с которыми работает компания и которыми она делится с такими аудиториями, может быть много — их необходимо где-то хранить, структурировать, преобразовывать в удобные для восприятия документы. При этом чаще всего этими документами управляют вручную: делятся через облачные хранилища в отдельных папках, пересылают в чатах, почте.
Когда контрагентов и документов мало, такой подход работает. Но если бизнес растет, старые решения перестают справляться с нагрузкой: поддержание порядка в документах и выстраивание единой системы информирования отнимают много времени. А отсутствие такой системы неизбежно приводит к ошибкам: документы не обновляются вовремя, разные версии существуют в одном пространстве одновременно и так далее.
Когда контрагентов и документов мало, такой подход работает. Но если бизнес растет, старые решения перестают справляться с нагрузкой: поддержание порядка в документах и выстраивание единой системы информирования отнимают много времени. А отсутствие такой системы неизбежно приводит к ошибкам: документы не обновляются вовремя, разные версии существуют в одном пространстве одновременно и так далее.
Альтернатива, к которой многие прибегают, — это создание специального портала или раздела сайта для систематизации информации. Это помогает навести порядок, но разработка и поддержка такого инструмента обходятся дорого. Бизнесу требуются разработчики, дизайнеры и верстальщики для создания или адаптации платформы. При этом даже небольшие доработки — изменение структуры, добавление разделов, настройка фильтров, включение новых типов документов — требуют дополнительных временных и финансовых затрат.
Решением, которое, с одной стороны, обеспечит единство информации, а с другой, не повлечет за собой излишних затрат, является База знаний InKnowledge.
Решением, которое, с одной стороны, обеспечит единство информации, а с другой, не повлечет за собой излишних затрат, является База знаний InKnowledge.
Как InKnowledge помогает организовать работу с внешними аудиториями
База знаний InKnowledge позволяет:
- Организовать отдельное пространство для разных групп пользователей целевых аудиторий с уникальным интерфейсом, дизайном и информационным наполнением.
- Сформировать внутри пространств структуру, разделить контент по категориям, выделить тематические разделы.
- Использовать гибкие и широкие возможности верстки и создавать документы в привычных форматах, чек-листы, пошаговые инструкции, видео-уроки, скрипты и контент другого формата.
- Обеспечить быстрый и релевантный поиск по базе знаний, как с помощью классических механизмов, так и с помощью ИИ.
- Настроить удобный доступ к информации через сайт, мобильное приложение, чат-бота или виртуального ИИ-помощника.
- Управлять уровнем доступа: создавать общедоступные и защищенные пространства.
Таким образом, возможности InKnowledge не ограничиваются ролью внутренней Базы знаний для сотрудников. Платформа позволяет систематизировать и поддерживать актуальность информации, критически важной для поставщиков, клиентов и других контрагентов, а также упростить работу с такими данными. Для этого достаточно редактора, который будет наполнять Базу знаний контентом и своевременно обновлять материалы. При этом затраты на поддержку решения сокращаются: дорогостоящие разработчики больше не требуются. А публичный доступ к Базе знаний, в свою очередь, остаётся для компаний полностью бесплатным.