Системы управления знаниями (Knowledge Management Systems, KMS) нередко путают с системами управления обучением (Learning Management Systems, LMS), что объясняется их общей связью с управлением знаниями. Обе категории платформ действительно ими оперируют, однако KMS фокусируется на систематизации, хранении, поиске и обмене корпоративным опытом, а LMS ориентирована на планирование, проведение и оценку обучения.
Эта путаница усложняет выбор подходящего инструмента и часто заставляет компании противопоставлять системы или ожидать, что функционал одного решения закроет все задачи. Однако ключевое — научиться их различать, понять, какие задачи решает каждая платформа, и как их можно интегрировать для максимального эффекта.
В материале разберем принципиальные отличия этих систем и рассмотрим, как они могут жить в синергии.
Эта путаница усложняет выбор подходящего инструмента и часто заставляет компании противопоставлять системы или ожидать, что функционал одного решения закроет все задачи. Однако ключевое — научиться их различать, понять, какие задачи решает каждая платформа, и как их можно интегрировать для максимального эффекта.
В материале разберем принципиальные отличия этих систем и рассмотрим, как они могут жить в синергии.
Что такое KMS-платформа или База знаний и для чего она нужна
База знаний — это централизованная платформа для хранения, распространения и управления информацией, которая формируется в процессе деятельности компании. В ней аккумулируются регламенты, инструкции, чек-листы и другие материалы, которые структурируют корпоративный опыт.
Такой контент формирует единое информационное поле для сотрудников, позволяет оперативно находить данные, критически важные для решения рабочих задач.
Использование базы знаний значительно сокращает время на поиск информации, помогает избегать ошибок и поддерживать стандартизацию рабочих процессов.
Такой контент формирует единое информационное поле для сотрудников, позволяет оперативно находить данные, критически важные для решения рабочих задач.
Использование базы знаний значительно сокращает время на поиск информации, помогает избегать ошибок и поддерживать стандартизацию рабочих процессов.
Какие задачи решает База знаний
Главное предназначение KMS-платформ — предоставлять сотрудникам (а также внешним пользователям: клиентам, партнерам и так далее) прикладные знания, которые служат практическим инструментом для решения рабочих задач. Все материалы доступны в одном источнике, что исключает необходимость поиска по разрозненным системам — нужная информация находится за несколько кликов.
Другая задача, которую помогает решать СУЗ, — поддержка рутинных операций. Например, для колл-центра в базе знаний можно создать готовые скрипты для консультантов: сотрудники будут использовать их в процессе общения с клиентами, что сократит время на обработку запросов и повысит качество сервиса.
Наконец, база знаний служит основой для интеграции с AI-помощниками и генеративным ИИ. Она обеспечивает такие системы исходными актуальными и непротиворечивыми данными, что позволяет поддерживать единые стандарты информации и избегать конфликтов между разными источниками.
Другая задача, которую помогает решать СУЗ, — поддержка рутинных операций. Например, для колл-центра в базе знаний можно создать готовые скрипты для консультантов: сотрудники будут использовать их в процессе общения с клиентами, что сократит время на обработку запросов и повысит качество сервиса.
Наконец, база знаний служит основой для интеграции с AI-помощниками и генеративным ИИ. Она обеспечивает такие системы исходными актуальными и непротиворечивыми данными, что позволяет поддерживать единые стандарты информации и избегать конфликтов между разными источниками.
Когда база знаний становится необходимостью?
Использование СУЗ-платформы критично в условиях, когда скорость и удобство доступа к информации влияет на результат рабочего процесса.
Сотрудникам нужна единая платформа для получения актуальных данных, чтобы все обновления, чаты и рабочие материалы были собраны не в разрозненных системах, а в одном источнике.
1. Эффективный обмен знаниями внутри команд
Командам требуется структурированное пространство для сохранения и быстрого поиска рабочих материалов, чтобы информация не терялась и оставалась доступной даже спустя месяцы другим командам и подразделениям.
2. Четкая структура документов
Необходимо внедрение логичной структуры, категоризации документов, меток, которые помогут сотрудникам находить нужные сведения за секунды, не отвлекая коллег.
3. Оперативные ответы для клиентов
Контакт-центрам нужна база с мгновенным поиском ответов на частые вопросы клиентов, чтобы консультанты не тратили время на переписки или стикеры, а сразу получали проверенные решения.
4. Сохранение экспертизы
Требуется система, которая фиксирует знания сотрудников, чтобы в случае, когда уходит человек, обладающий глубокой экспертизой, они не терялись, а передавались другим членам команды.
Всем ли нужна База знаний?
Хочется сказать, что База знаний нужна всем и всегда. И это правда — вопрос лишь в сложности и функциональности решения. Для небольших команд (до 10 человек) достаточно организовать структурированные папки в Google Docs или использовать платформы для совместных заметок (Notion, YouNote и т. д.). Это позволит организовать работу с ключевыми документами без лишних затрат.
Компании среднего размера часто выбирают шаблонные решения для баз знаний. Они дают возможность создавать сложные иерархии материалов, комбинировать форматы (текст, видео, схемы), использовать более привлекательную верстку, управлять обновлениями контента и правами доступа.
Крупным организациям требуются специализированные платформы с глубокой кастомизацией: адаптацией интерфейса, интеграцией с внутренними системами, гибкими настройками доступа, аналитикой использования данных.
Компании среднего размера часто выбирают шаблонные решения для баз знаний. Они дают возможность создавать сложные иерархии материалов, комбинировать форматы (текст, видео, схемы), использовать более привлекательную верстку, управлять обновлениями контента и правами доступа.
Крупным организациям требуются специализированные платформы с глубокой кастомизацией: адаптацией интерфейса, интеграцией с внутренними системами, гибкими настройками доступа, аналитикой использования данных.
Что такое LMS-платформы и в чем их функции
Система управления обучением (LMS) — это платформа для адаптации, обучения, повышения квалификации сотрудников. Цифровой хаб, который аккумулирует образовательные процессы компании в едином пространстве.
С помощью таких решений организуют учебные активности: создают и назначают курсы, проводят занятия, отслеживают прогресс и фиксируют результаты.
Главная цель LMS — обеспечить сотрудникам гибкое онлайн-обучение с возможностью проверки знаний, отслеживания прогресса, проведения аналитики компетенций и навыков. Вся учебная деятельность, включая задания, тесты и оценки, сосредоточена внутри платформы. Данные доступны как обучающимся, так и руководителям, что позволяет оперативно корректировать программы и оценивать эффективность обучения.
С помощью таких решений организуют учебные активности: создают и назначают курсы, проводят занятия, отслеживают прогресс и фиксируют результаты.
Главная цель LMS — обеспечить сотрудникам гибкое онлайн-обучение с возможностью проверки знаний, отслеживания прогресса, проведения аналитики компетенций и навыков. Вся учебная деятельность, включая задания, тесты и оценки, сосредоточена внутри платформы. Данные доступны как обучающимся, так и руководителям, что позволяет оперативно корректировать программы и оценивать эффективность обучения.
Когда и для чего использовать LMS
LMS становится важным инструментов не только для крупных компаний, но и для быстрорастущих стартапов, особенно в условиях, когда быстрое и качественное обучение влияет на результаты деятельности.
1. Массовый онбординг сотрудников
Когда нужно организовать процесс обучения, автоматизировать и наладить быстрое погружение новых людей в специфику бизнеса, функционал, инструменты и так далее.
2. Передача и масштабирование экспертизы
Когда нужно быстро и четко передавать знания в определенном формате и проконтролировать, что сотрудники/партнеры их верно усвоили.
3. Повышение квалификации / обучение новым навыкам
Есть потребность в организации регулярных коротких курсов, обмене актуальными знаниями и создании индивидуальных программ обучения для сотрудников.
4. Обязательное соблюдение требований регуляторов / правил безопасности и так далее
Если в отраслях с жестким регулированием (медицина, финансы, промышленность) есть необходимость автоматизировать назначение курсов по безопасности и другим требованиям, фиксировать прохождение обучения, быстро обновлять контент при законодательных изменениях
Для создания курсов компании могут использовать собственную накопленную экспертизу или обращаться к внешним источникам информации (добавлять на платформы курсы от образовательных учреждений).
Чем отличаются KMS и LMS и как понять, какая система вам нужна
Резюмируя и обращаясь к жизненному циклу и процессу управления знаниями, KMS-система работает с существующими знаниями и помогает компании их хранить, делать доступными для сотрудников. В такой платформе можно найти ответы на свои вопросы, нужную инструкцию, презентацию отдела продаж за квартал, отработать консультацию с клиентом по скрипту.
С помощью информации, которая содержится в Базе знаний, сотрудники могут учиться чему-то новому, однако функционал СУЗ-систем не обеспечивает системности таких процессов, отслеживания результатов на протяжении длительного времени, аналитики усвоенных знаний. За это отвечают LMS-платформы.
Если говорить об общем элементе в KMS и LMS — знаниях — то в KMS-системах сотрудники самостоятельно заполняют информационные пробелы, а в LMS-платформах этот процесс происходит более структурировано и под контролем, да и знания обладают ярко выраженной спецификой учебных материалов.
С помощью информации, которая содержится в Базе знаний, сотрудники могут учиться чему-то новому, однако функционал СУЗ-систем не обеспечивает системности таких процессов, отслеживания результатов на протяжении длительного времени, аналитики усвоенных знаний. За это отвечают LMS-платформы.
Если говорить об общем элементе в KMS и LMS — знаниях — то в KMS-системах сотрудники самостоятельно заполняют информационные пробелы, а в LMS-платформах этот процесс происходит более структурировано и под контролем, да и знания обладают ярко выраженной спецификой учебных материалов.
Как понять, нужна ли вам KMS или LMS-платформа
Если задачи касаются в первую очередь удобного хранения и распространения информации, вам нужна единая точка входа для сотрудников, партнеров, клиентов, онлайн-сервисов (приложения, сайты), AI-помощников и генеративного ИИ, то ваша потребность — база знаний.
Если вы заинтересованы в организации процесса обучения, хотите сделать его непрерывным, автоматизировать, контролировать усвоение информации сотрудниками, тестировать и проверять их знания, формировать индивидуальные обучающие треки, и делать это регулярно и поточно — вам потребуется LMS система, так как функционала Базы знаний может не хватить.
Если вы заинтересованы в организации процесса обучения, хотите сделать его непрерывным, автоматизировать, контролировать усвоение информации сотрудниками, тестировать и проверять их знания, формировать индивидуальные обучающие треки, и делать это регулярно и поточно — вам потребуется LMS система, так как функционала Базы знаний может не хватить.
Синергия KMS и LMS — где сходятся обе системы и почему их важно использовать вместе
База знаний — отличный инструмент для хранения информации, но у таких платформ ограничен обучающий функционал. LMS-системы, напротив, ориентированы на обучение и оценку усвоенного материала, однако не предоставляют возможностей для полноценного структурирования и поиска данных. Именно поэтому комбинирование обеих систем позволяет достичь максимальной эффективности: база знаний становится единым источником проверенной информации, а LMS — платформой для её применения и контроля.
Например:
Например:
- выстраивая процесс адаптации новых сотрудников, вы сначала направляете их в Базу знаний, чтобы они изучили корпоративные регламенты, рабочие обязанности и инструменты. В каждом таком документе или разделе размещена ссылка для прохождения тестирования по результатам ознакомления уже в LMS-системе.
- создавая новый курс в LMS системе, который базируется на корпоративных знания и опыте, вы не размещаете в курсе сами тексты, а даете ссылки на соответствующие документы в Базе знаний. Это упрощает создание самих обучающих программ и убирает необходимость следить за актуальностью текстов в LMS-системе.
- В Базе знаний можно разместить библиотеку учебных материалов. Если в ходе тестирования в LMS-платформе выявляем нехватку знаний или скилов — отправляем человека изучить конкретный курс или подборку.
Всегда ли нужна LMS или иногда достаточно Базы знаний
LMS — узконаправленный инструмент, и потребность в нём возникает не всегда: не каждой компании нужны расширенные возможности, ориентированные исключительно на обучение. Однако контроль усвоения знаний остаётся важной задачей.
Реализовать его можно в том числе через Базу знаний.
Реализовать его можно в том числе через Базу знаний.
- Создавать полноценные обучающие курсы на платформе: организовать специальный раздел с каталогом курсов.
- В каждый курс добавлять неограниченное количество занятий.
Сами занятия могут быть в любом удобном виде: видео, документ, инструкция, чек-лист, скрипты и так далее.
- Формировать и запускать тесты в платформе: отдельные или связанные с обучающим курсом (тест можно назначить в конце курса или по результатам каждого урока).
- Отслеживать результаты тестирования, отметки пользователей об изученных материалах.
- Запускать статичные курсы или обучающие программы с ограниченным сроком прохождения.
Вывод
KMS и LMS, хотя и работают со знаниями, решают принципиально разные задачи. База знаний (KMS) — это фундамент для хранения, структурирования и оперативного доступа к корпоративному опыту. Она заменяет разрозненные системы единым источником, сокращает время на поиск информации и сохраняет экспертизу даже при смене сотрудников. LMS-системы — это инструмент для системного обучения: с их помощью создают структурированные учебные процессы, контролируют усвоение навыков и адаптируют программы под меняющиеся бизнес-требования.
Компаниям, которые хотят и учить сотрудников, и грамотно управлять знаниями, не нужно выбирать между KMS и LMS, а объединить их преимущества для лучшего результата.
Компаниям, которые хотят и учить сотрудников, и грамотно управлять знаниями, не нужно выбирать между KMS и LMS, а объединить их преимущества для лучшего результата.