2023-07-31 13:54

Управление знаниями в промышленности

Прошлый год стал для России началом периода крупных вызовов и испытаний. Особая ситуация в стране заставила промышленные предприятия критически быстро перестраиваться и при этом продолжать расти и быстро показывать результат.

Фактически речь идет об изменении подхода к развитию промышленности в целом и каждого предприятия или производственного холдинга в отдельности. При этом, ключевое значение имеет организация работы со знаниями и управление ими внутри предприятия. От того, как организованы процессы сбора, обработки, хранения, обмена и доступа к информации напрямую зависит скорость, качество и эффективность работы.

На пленарном заседании «Цифровая независимость промышленной России 2023» в была озвучена «перезревшая» необходимость развития управления знаниями на предприятиях отрасли.

Управляющий директор и генеральный конструктор «ОДК-Пермские моторы» (Объединенная двигателестроительная корпорация Ростех) Александр Александрович Иноземцев в ходе своего выступления обозначил создание корпоративной информационной системы управления знаниями как крайне важную задачу:

В этом году мы должны реализовать 5 проектов импортозамещения. Одна из задач — создание корпоративной информационной системы управления знаниями. Крайне важно, чтобы все заводы и КБ корпорации имели доступ к знаниям соседей. Сейчас работы находятся на стадии завершения технических заданий, и мы планируем в этом году “закрасить их зеленым цветом”. Крайне важно, чтобы правительство оказало нам поддержку, т. к. это имеет огромное значение для продвижения проектов и организации импортозамещения.

И речь не идет об импортозамещении систем управления знаниями (СУЗ), а об импортозамещении в промышленности вообще. Т. е. стало очевидным, что проводить импортозамещение оборудования, процессов, на основе которых это работает, информационных систем, без которых это оборудование просто тонны железа стало крайне тяжелым и долгим процессом без внедрения системы управления знаниями. И важность этого такова, что на это обращается внимание Правительства РФ. И фактически речь идет не о “просто Базе знаний”, а комплексном проекте по построению СУЗ, охватывающей и все предприятия и все задачи, включающие в себя систему менеджмента знаний.

Роль знаний в современных экономических условиях растет в том числе из-за ускорения их устаревания. Систематизация знаний, актуализация, обеспечение быстрого и удобного доступа к информации являются ключевыми факторами разработки конкурентоспособных решений во всех сферах экономической деятельности.

Нерациональное управление знаниями тормозит развитие организации, усложняет поиск и доступ к необходимой информации, что в свою очередь может стать причиной серьезных ошибок на предприятии. Поиск информации — это вообще краеугольный камень эффективности предприятий.

Эффективное управление знаниями затрагивает все сферы производственной деятельности и напрямую влияет на скорость преобразования результатов исследований и прикладных разработок в продукцию промышленных предприятий.

В качестве антипримера можно привести холдинг РЖД, где работает около 1 млн человек. Количество процессов и документации таково, что с давнесоветского прошлого существует Центр научно-технической информации и библиотек, который хранит десятки тонн документации в отдельно стоящих многоэтажных зданиях, которой если кто и пользуется, то это явное меньшинство. К слову, даже намеков на автоматизацию этого нет, как нет и понимания зачем это нужно.

Зачем это нужно

Вот несколько типичных проблем предприятия:

Объемная документация, часто в печатном виде, которую нужно пролистать вместо точечного сценария «как решить конкретную задачу». (Давайте просто вспомним, когда мы последний раз брали в руки словарь или энциклопедию, чтобы перевести что-то или найти какое-то определение/описание чего-то. Всем давно привычно использовать автоматические переводчики и Википедию. Но почему-то на рабочие процессы мы это не транслируем).
Нет рабочих, наглядно изложенных описаний процессов, которым нужно следовать, чтобы выполнить операции на производстве.
Люди как «живые Базы знаний». Опытные сотрудники — эксперты вынуждены отвлекаться от своих задач, чтобы давать разъяснения менее квалифицированным сотрудникам. Потеря эксперта (увольнение, уход в отпуск или на пенсию) становится проблемой.
Децентрализация документации. Официальные спецификации / ТУ распечатаны и подшиты в папках, но актуальные хранятся на локальном компьютере в цехе.
И т. д.

Специализированное ПО — система управления знаниями (СУЗ) помогает решить эти и многие другие задачи:

Объединить и систематизировать данные и информацию в одном месте, чтобы сократить время на поиск решения задачи.
Оцифровать опыт экспертных сотрудников, чтобы переиспользовать его в других подразделениях и дочерних предприятиях.
Обеспечить доступ к актуальным документам и шаблонам, чтобы избежать ошибок в исполнении работ.
Собрать все инструкции по эксплуатации и журналы по ремонту оборудования, чтобы оперативно вносить изменения и получать данные о прошлых воздействиях.
Обучать сотрудников и направлять их к экспертным ответам, чтобы они быстрее приобрели необходимую квалификацию.
Обеспечить доступ к необходимым знаниям дочерним предприятиям, заказчикам, контрагентам, подрядным организациям и пр.

Современные системы управления знаниями состоят из нескольких элементов и помогают комплексно решать задачи управления знаниями как всего предприятия, так и отдельных производственных единиц.

Выгоды от внедрения Системы управления знаниями

Внедрение процессов управления знаниями несет колоссальные выгоды как для организации, так и для руководителей и сотрудников.

Для организации:

сокращение времени на актуализацию действующей документации и согласование изменений;
сокращение ошибок на производстве за счет единого хранилища структурированной документации, инструкций, спецификаций, ТУ и проч. в цифровом формате;
сокращение простоев оборудования / рабочих центров;
применение актуальных знаний для стратегического развития компании.

Для руководителей:

сокращение времени на погружение новых сотрудников в специфику деятельности и адаптацию;
сокращение отвлечения специалистов на наставничество;
повышение контроля над используемой документацией.

Для сотрудников:

кратное увеличение скорости поиска необходимой документации для решения конкретных производственных задач;
сокращение вероятности утери нужной документации практически до нуля;
доступ к структурированным материалам для наращивания компетенций и обучения;
доступ к пошаговым инструкциям для выполнения производственных операций;
передача своего опыта для переиспользования.

Примеры использования СУЗ на предприятии

База знаний для сотрудников и автоматизированных сервисов

Единое хранилище информации для сотрудников и роботизированных сервисов (в т. ч. голосовых и текстовых роботов), которое помогает быстро находить ответы на вопросы внутри системы управления знаниями.

Создание и хранение любых типов материалов

Система управления знаниями поддерживает хранение и поиск по любым типам документов. Это могут быть документы в виде статей внутри базы знаний, документация в виде файлов, пошаговые инструкции, видеозаписи, изображения, таблицы, контент для роботов, которые в т. ч. используются в производстве и т. д.

Если на предприятии уже организованы системы цифрового хранения информации, то СУЗ должна быть с ними интегрирована.

Полноценная inventory- система, вместо списка оборудования из бухгалтерии

Связь учетных систем с СУЗ позволяет кратно повышать эффективность производственных процессов и скорость доступа к информации.

Визуальные пошаговые инструкции

Пошаговые алгоритмы для сотрудников, которые работают со станками, с оборудованием, на производственных площадках в рамках конкретных производственных циклов. Помогут сократить количество ошибок, количество брака и лишней запрашиваемой информации.

Сообщество экспертов

Картотека сотрудников предприятия, размеченная по специализации, профессиональным навыкам, набору компетенций и сферам интересов, географии и множеству других признаков. Когда знаешь к кому обратиться по каждому конкретному вопросу.

Контроль знаний

Прохождение тестирования по пройденным этапам обучения. Может быть использован как инструмент онбординга новых сотрудников, а также, учитывая скорость обновления знаний, для быстрой передачи и комфортного усвоения новой информации.

Выделение обособленных пространств (Баз знаний)

Разграничение информации и создание отдельных независимых пространств для внутренних подразделений и внешних потребителей (поставщиков, подрядчиков, сервисных организаций и пр.)

Еще несколько особенностей системы управления знаниями:

Легкая интеграция в существующую информационную структуру предприятия;
Безопасность доступа, хранений и работы с информацией. Больше о безопасности можно узнать здесь;
Не требует переобучения сотрудников, влекущее серьезные простои в операционной деятельности;
Широкий перечень инструментов позволяет обеспечить комплексную поддержку реализации ключевых процессов управления знаниями.

В заключении важно отметить, что эффективность и качество развития управления знаниями на предприятии определяет взаимосвязь 3 ключевых направлений:

Это означает, что для достижения высоких результатов необходимо использовать и применять на постоянной основе комплекс мер и практических инструментов во всех этих направлениях.

Недостаточно просто закупить специализированное ПО. Руководство предприятия должно обеспечить условия для формирования гибкой организационной структуры и поддерживать развитие культуры организации, способствующей свободному обмену знаниями.

Закончить хотелось бы двумя цитатами, к которым сложно что-то добавить:

Наше знанье — сила и оружие.

В. В. Маяковский

Времени на раскачку нет!

В. В. Путин