Notion vs. InKnowledge. Cравнение систем управления знаниями

Продолжаем сравнение систем по управлению знаниями. Сегодня рассмотрим отличия в функционале Notion и InKnowledge.

Notion - решение, которое включает в себя несколько инструментов для организации дел, где совмещены доски, заметки, календари, хранилище знаний и т.д., может использоваться в качестве Wiki, планировщика и задачника.

InKnowledge - система, которая структурирует знания и направлена на улучшение пользовательского опыта. Размещаемые знания в системе распределяются по различным тематическим областям, которые либо пересекаются, либо строго изолированы. Кроме этого, система предназначена для интеграции с другими системами, ботами, виртуальными помощниками, чтобы выступать для них единым поставщиком информации.

Контент

Типы контента в Notion сводятся к веб статьям и возможностью оформить другие артефакты с использованием различных шаблонов. Шаблонов большое количество, но они в основном рассчитаны не на организацию какой-нибудь статьи, а разработаны для различных инструментов по организации дел: списки, дорожные карты, расписания, даже мини CRM.

InKnowledge заточена под хранение и организацию контента. В качестве контента могут выступать статьи, новости, документы, скрипты, переиспользуемые фрагменты (например, реквизиты компаний) и прочие типы контента, структуру которых пользователь создает под себя сам.

Переиспользование контента

InKnowledge защищает статьи, документы, изображения и прочий контент от удаления, если на них ссылаются в других статьях, документах или разделах.

 

Notion не защищает страницы и объекты, на которые ссылаются в других местах, что может привести к битым ссылкам и потере информации. Причем ссылка не только “бьется”, но и перестает отображать название объекта, на который ссылались. Таким образом, узнать, что конкретно было удалено, становится невозможным.

Также, InKnowledge имеет собственную медиа библиотеку, куда складывает все загружаемые файлы. Это могут быть документы office, изображения, прочие форматы. Большинство форматов поддерживает предпросмотр, чтобы лишний раз не скачивать ненужные файлы. Хранение всех файлов в библиотеке позволяет, например, без дублирования вставлять одно и то же изображение в разные статьи, заменить изображение/документ единоразово во всех используемых местах, меняя объект в библиотеке на новый. Помимо этого, библиотека тоже имеет структуру навигации, поэтому, если необходимо найти конкретный скриншот, который был где-то использован в качестве иллюстрации, на него можно выйти оттуда, не вспоминая, в какой статье он присутствует.

Навигация

Структура Notion представлена в виде строго заданного дерева. Каждая страница является одновременно и разделом дерева. Содержимое страницы может быть представлено как в виде обычной статьи (или другого наполнения в соответствии с шаблоном), так и в виде набора ссылок на другие страницы.  Если у страницы есть дочерние, то внутри будет указана ссылка на следующую страницу по иерархии.

 

Также есть возможность создать приватные страницы, которые доступны только создателю.

Чтобы разграничить наборы страниц, предусмотрено создание нескольких пространств аналогично Confluence.

Структура Базы знаний InKnowledge также представлена в виде дерева страниц, но с рядом особенностей, так как каждая страница собирается из виджетов и может выглядеть по разному. Это сделано для того, чтобы можно было собирать разные страницы в зависимости от того, как будет удобнее пользоваться информацией на ней.

Например, на странице может находиться определенный список контента (статьи, документы, новости и проч.), который формируется в зависимости от того, к каким категориям он принадлежит. Таким образом получается страница, на которой находится контент только по определенной тематике, а слева выведены категории, чтобы ориентироваться по списку.

 

Или иметь всего одну статью:

 

Наборы страниц объединяются в сайты - пространства, в которых свой набор страниц, категорий и пользователей:

 

Ограничения прав доступа

В Notion на бесплатном тарифе разделение прав элементарное - есть администратор и обычный пользователь, у которого нет доступа к настройкам. На тарифах для команд и предприятий появляется возможность разделения прав доступа. Права привязаны к страницам. Пользователь может иметь:

  1. Полный доступ к странице
  2. Доступ с редактированием, но без возможности поделиться страницей
  3. Доступ с правами на просмотр и комментирование
  4. Только на просмотр
  5. Не иметь доступа к странице совсем

При этом если человек имеет доступ к странице 1-го уровня, то он автоматически получает доступ и ко всем вложенным страницам.

В InKnowledge права доступа более гибкие. В зависимости от ролевой модели пользователь может быть:

Гостем - человеком, который не имеет учетной записи в системе, но может просматривать публичный контент, к которому дали доступ на просмотр всем в интернете.

Пользователем - человеком, которому доступен просмотр только определенного контента.

Редактором - пользователем, которому доступен просмотр, редактирование и удаление контента только на определенные темы.

Главным редактором - пользователем, который имеет все функции обычного редактора, но с возможностью назначать обычных редакторов ответственными за определенные темы.

Администратором - пользователем, который имеет доступ ко всем функциям и настройкам Базы знаний. Он в том числе формирует новые страницы и пространства, их внешний вид при помощи перетаскивания виджетов на страницы.

Помимо этого, право доступа для каждой роли может быть задано и относительно статьи, страницы или целого сайта - отдельного пространства Базы знаний. Это полезно в случае, когда, например, частью контента нужно управлять более гибко и скрывать некоторые статьи от тех или иных ролей.

Также, нужно отметить, что представленный набор ролей и прав не является исключающим, так как система имеет конструктор ролей, где можно придумать и собрать собственные роли.

Поиск

Строка поиска в Notion располагается в виде отдельного “раздела”, где по умолчанию выводятся результаты по всему пространству. Доступна сортировка по лучшим совпадениям, последнему редактированию и созданию. В случае, если необходимо что-то найти в конкретных страницах, нужно отдельно задать фильтр. При клике на результат, система переводит пользователя на страницу с содержимым.

 

В Inknowledge поиск можно назвать более гибким и разносторонним. Несколько типов поиска, которые работают как в комплексе, так и по отдельности:

  1. Поисковая строка 
  2. Поиск по фильтрам 
  3. Поиск по тегам
  4. Расширенный поиск 

Поисковая строка поддерживает полнотекстовый, морфологический поиск (по корням слов), математический поиск (с использованием специальных символов), автопродление поискового запроса и поиск с игнорированием опечаток.

Результаты поискового запроса представлены с поисковыми сниппетами - вывод части статьи, подходящей по релевантности, чтобы пользователь мог определить, насколько содержимое подходит под запрос.

 

При совместном использовании фильтров и поисковой строки, выдача результатов будет еще точнее:

 

Обратная связь

В Notion есть возможность оставить комментарий к странице и упомянуть человека.

InKnowledge предлагает больше возможностей для обратной связи по контенту:

1. оценка контента с формированием его среднего рейтинга:

 

2. возможность связаться напрямую с редактором данной статьи:

 

3. возможность комментировать статьи и подписываться на них, чтобы получать уведомления о новых, реагировать на комментарии других с помощью лайков:

 

Аналитика

В Notion не было найдено инструментов, которые бы позволяли отслеживать, как используется контент в системе, какой является популярным или наоборот, бесполезным, насколько его легко найти или что уже не актуально.

InKnowledge предлагает набор отчетов, при помощи которых можно определить, какие контенты являются наиболее популярными, кто из пользователей ознакомился и подтвердил прочтение той или иной статьи.

 

InKnowledge собирает большое количество данных по тому, как пользователи работают с контентом. Это открывает возможности строить более интересную аналитику и всегда быть в курсе, действительно ли контент приносит пользу.

Например, можно узнать, какие статьи сейчас в топе, а какие не пользуются популярностью, кто самый активный пользователь, какие темы больше интересуют читателей. Данные можно фильтровать в разрезе по ролям, пользователям, пространствам, категориям, интервалам дат.

 

Также, InKnowledge готовит новые аналитические данные по поисковым запросам, чтобы определять, с какими вопросами чаще всего обращаются к системе, находят ли пользователи на них ответы,  насколько правильно система подбирает статьи на поисковый запрос. Это будет использоваться в том числе для формирования FAQ и закрепления поисковых запросов за определенными статьями для выдачи быстрых ответов.

 

Резюме

Notion подойдет командам, которым нужен инструмент для ведения дел, управления проектом со всеми сопровождающими документами или просто в качестве личного организатора заметок.

Notion как База знаний может использоваться командами, у которых объем контента достигает максимум пары сотен статей, и его актуальность может отслеживаться вручную. Такие Базы знаний могут быть созданы в компаниях, у которых нет потребности постоянно работать с поиском материалов и часто актуализировать имеющиеся статьи.

Если же ваши знания постоянно используются, например, для клиентской поддержки и обслуживания, количество контента растет и может перешагнуть за тысячу, если статьи должны быть оформлены по определенным шаблонам, постоянно актуализироваться, иметь срок действия, жизненный цикл, а зачастую и процесс согласования, тогда вам нужен InKnowledge.

Когда контента  много, решающее значение имеют четкая структура и более совершенный и гибкий поиск, так как простой поиск в большом количестве материалов кратно усложняется, а отсутствие грамотой структуры превратит базу знаний в хаос. Ну и конечно инструменты аналитики, без которых за знаниями и пользователями вручную уже не уследить.

Сравнение InKnowledge c Confluence (Atlassian)